Office 365 Backup: Daten optimal sichern

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Wer beim Office 365 Backup auf Nummer sicher gehen möchte, setzt nicht allein auf die „Bordmittel“ des cloudbasierten Abo-Dienstes.

Office 365 ist heute in den meisten Unternehmen bereits im Einsatz. Dies zeigen unter anderem die Ergebnisse einer Gartner-Umfrage, die im Januar 2018 veröffentlicht wurde. Demnach ist die Nutzung von Office 365 innerhalb der letzten drei Jahre kontinuierlich gestiegen. Dies ist kein Wunder, denn die Nutzung cloudbasierter Abo-Dienste ist einfach, bequem und kosteneffizient. Die Anwender greifen stets und von allen Geräten auf die aktuellste Softwareversion ihrer Büroanwendungen zu.

Office 365: Business Continuity nicht vergessen

Trotzdem benötigen Unternehmen auch bei der Nutzung des cloudbasierten Abo-Dienstes eine effiziente Strategie für ihre Business Continuity. Denn die Verantwortung für die Daten bleibt letztlich bei den Unternehmen, selbst wenn sie diese in der Cloud „ablegen“. Microsoft als Office-365-Provider stellt zwar sicher, dass die Infrastruktur und Applikationen jederzeit zur Verfügung stehen. Aber ein Schutz vor Datenverlust ist nicht automatisch in allen Fällen gegeben. Deshalb sollten Unternehmen beim Einsatz von Office 365 zusätzliche Schutzmaßnahmen ergreifen. Sinnvoll ist es, zumindest in eine zusätzliche Lösung für Backup- und Virenschutz zu investieren.

Eine Auswertung von NetApp zeigt, dass Datenverlust in Unternehmen quasi an der Tagesordnung ist. Die Ursache für Datenverlust ist in 47 Prozent der Fälle das Löschen eigener Daten durch den Endanwender. In 17 Prozent der Fälle handelt es sich um „Bedrohungen von innen“ – wenn etwa unzufriedene oder gekündigte Mitarbeiter Daten bewusst vernichten. Datenverlust durch Ransomware macht 13 Prozent aus gefolgt von je 7 Prozent durch Synchronisierungsprobleme oder schädliche Handlungen eines Administrators.

Office 365 Backup: Gründe für Datenverlust

Häufigste Gründe für Datenverlust. Quelle: NetApp

Office 365 Backup: Essentiell für Unternehmen

Eine zusätzliche Backup-Lösung für Office 365 ist wichtig, weil die nativen Papierkörbe und Versionsverläufe keinem echten Backup entsprechen. Auch mit den nativen Disaster-Recovery-Tools von Office 365 ist es nicht in allen Fällen möglich, beschädigte oder versehentlich gelöschte Dateien wieder herzustellen. Durch die Nutzung einer zusätzlichen Backup-Lösung sind die Anwender hier auf der sicheren Seite.

Gleiches gilt für E-Mail-Postfächer. Nach einem Angriff oder einer Löschung ist es nicht automatisch möglich, die Mail-Postfächer zeitpunktgenau beim Exchange Server wiederherzustellen. Werden sie beispielsweise bei einem Ransomware-Angriff verschlüsselt, kann ein Rollback nur in Kombination mit einer Backup-Lösung eines Drittanbieters zeitpunktgenau durchgeführt werden. Damit ist sichergestellt, dass Erpressungssoftware oder Verschlüsselungstrojaner keinen Einfluss auf die Postfächer haben.

Zudem liegt der Archivierungszeitraum in Office 365 für E-Mails normalerweise bei lediglich 30 Tagen, wenn das entsprechende Postfach gelöscht wird. Das kann im Sinne einer rechtssicheren Archivierung kritisch sein. Denn Unternehmen sind nach der AO (Abgabenordnung) oder den GoBD[4] zur Aufbewahrung von bestimmten E-Mails verpflichtet. Dazu gehören etwa Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Bücher und Aufzeichnungen und mehr. Mithilfe einer Drittanbieterlösung sind jedoch langfristige Backups auch bei gelöschten Mailboxen möglich.

GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff 

Alles in allem müssen Unternehmen also selbst oder über Drittanbieter für verlässliche Datensicherheit sorgen. Durch eine Backup-Lösung für Office 365 können sie die Wiederherstellung von beschädigten Dateien, nach versehentlichem Löschen oder Virenangriffen und mehr sicherstellen.

Office 365 Backup: Gemeinsame Verantwortung

Auch die Analysten von Forrester weisen explizit darauf hin, dass sich SaaS-Nutzer selbst um ihre Datensicherung kümmern müssen.

Jeder SaaS-Anbieter betont ausdrücklich, dass Kunden für den Schutz ihrer eigenen Daten selbst verantwortlich sind. Sie müssen für jeden neuen SaaS-Service, den Sie abonnieren, eine Datensicherung planen.

„Back Up Your SaaS Data – Because Most SaaS Providers Don’t“, Forrester Research, Inc., Dezember 2016

Diesen Ansatz verfolgt auch Microsoft: Alle Cloud-Services des Unternehmens basieren auf einem Modell der gemeinsamen Verantwortung (Shared Responsibilities for Cloud Computing). Das heißt, Office 365 verfügt zwar über ein zuverlässiges Disaster Recovery auf Providerseite. Die Lösung bietet aber keinen Schutz vor versehentlichem Löschen, Viren oder Malware, Hackern oder Ransomware-Angriffen auf Anwenderseite. Somit sind die Anwender selbst dafür verantwortlich, ihre Daten vor den Risiken von Anwenderfehlern und Angriffen zu schützen.

Office 365 Backup: Geteilte Verantwortung

Gegen bestimmte Bedrohungen müssen Unternehmen sich selbst schützen. Quelle: NetApp

 

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